AHOY 雲端總機設定教學

收到開通通知後，照著這篇一步一步做，就能把雲端總機設定好。不需要懂電話系統，每一步都會告訴你去哪一頁、點哪裡、填什麼。截圖裡的紅框就是要點的地方，點圖片可以放大。

全部做完大約 15 到 30 分鐘。

一、開始之前

1. 找出開通通知信

開通後，系統會寄一封通知信到你申請時填的 Email（找不到請看垃圾郵件）。信裡有：

• 群組邀請碼：給同事在 App 加入公司用
• 市話號碼：客戶打進來的公司電話
• 後台登入資訊：群組代碼、管理者帳號、管理者密碼

2. 先讓同事把 App 裝好、加入公司

請每位要接電話的同事：

1. 到 官網下載頁 安裝 AHOY App，登入並設定 AHOY 密碼。
2. 在 App 的「設定 → 輸入群組邀請碼」輸入群組邀請碼（有密碼就一起輸入）。

詳細畫面請看〈如何在手機上設定 AHOY 行動分機〉。

系統已經先幫你做好的事：開通時，你申請時填的手機已經在「值班」（值班的人＝客戶打公司電話時，手機會響的人）；同事用邀請碼加入後，也會自動加入值班。所以現在有人打公司電話，所有人的手機都會響。這篇要做的，就是把它調整成你要的樣子。

3. 登入群組後台

「群組後台」是管理你公司雲端總機的網站，所有設定都在這裡改。用電腦打開 群組後台登入頁，輸入通知信裡的群組代碼、管理者帳號、管理者密碼，再輸入畫面上的隨機碼，按「登入」。

登入後，把滑鼠移到左邊選單的「AHOY雲端服務設定」，右邊會跳出子選單。這篇會用到的三個設定都在這裡：

• 值班分機(總機)設定：誰接電話、幾點到幾點接
• 分機號碼設定：每個人的分機號碼
• 總機語音及相關設定：招呼語、響鈴方式、語音信箱、午休、部門

後台的列表都是點紅色鉛筆圖示進入編輯；改完一定要按頁面下方的「提交」才會存檔。

二、必做：設定誰接電話、幾點接

這一步設定哪些人是「值班」的人，也就是客戶打公司電話時，手機會響的人。下一節不管選哪一種方式，都要先把這一步設好。

這一步決定「上班時間」。系統沒有獨立的「上班時間」設定，是看值班同事的值班時間來判斷：只要有任何一位同事正在值班時間內，就算上班時間；沒有人在值班，就算下班時間。

步驟

1. 點「AHOY雲端服務設定 → 值班分機(總機)設定」。
2. 列表裡是目前在值班的人。點那一行最左邊的紅色鉛筆。

圖中另外框起來的「[Add]」和右上方的「新增」，是用來新增值班的人：按下去後填要響的分機號碼或手機號碼，其他欄位照下面第 3 到 7 步填。

3. 「值班時間」：先把前面的框打勾，再用下拉選單選開始和結束時間，例如 09 時 00 分到 18 時 00 分。第二行可以再加一段時間。
4. 「國定假日不接聽」：選「臺灣」。這個選項已經包含週休二日和補班日，選了就不用再勾星期六、星期日。
5. 「休息日不接聽」：只有公司在平日也固定休息時才勾，例如每週三公休就勾「星期三」。
6. 「使用狀況」選「正常使用」。
7. 按「提交」。
8. 每一位值班同事都要做一次。

常見地雷

• 預設是 24 小時值班：開通時和用邀請碼加入的人，值班時間都是 00:00 到 23:59。沒改的話，半夜、假日手機一樣會響，也永遠不會播下班招呼語。
• 值班時間沒打勾：前面的框沒打勾，那一段時間不會生效；取消打勾會刪掉那一段。
• 填沒裝 AHOY 的手機號碼不會響：值班填的若是沒有裝 AHOY App 的手機，系統預設會略過、不會響。要讓它也響，需要另外設定「網外值班分機規則」並會產生通話費，請先洽客服。
• 所有人都「暫停接聽」：上班時間就會沒人接。

三、客戶打來時要怎麼處理？

下面三種挑一種，然後只做你選的那一種的步驟。不確定就先選 A，之後隨時可以改。

先認識兩個詞：

• 招呼語：客戶打進來時，先聽到的那段錄音，例如「您好，這裡是〇〇公司」。

• 分機：公司裡每個人的短號碼，例如 1001。客戶聽到招呼語後按分機，就能直接找到那個人。

• A｜直接響鈴：客戶打來不播任何語音，值班同事的手機直接響。適合一兩個人接電話的小公司。

• B｜播招呼語，客戶可以撥分機：客戶先聽到「您好，這裡是〇〇公司，請直撥分機號碼……」，可以直接按分機找人，不按就轉給值班同事。

• C｜播招呼語，按鍵轉部門：客戶聽到「業務請按 1，客服請按 2」，按 1 時只有業務部的人會響。適合有分部門的公司。

三種都會用到「AHOY雲端服務設定 → 總機語音及相關設定」。進去後，在列表裡找到你的市話號碼那一行（看「進線號碼」欄），點紅色鉛筆。

編輯頁找不到「總機招呼語」，「總機語音設定」頁也沒有「上傳音檔」？

代表你的帳號還沒開放自己設定招呼語，用平台配發的號碼試用時就是這樣。這時客戶打來，會固定播系統的試用招呼語，不能關掉，也不能換成自己的；A 的第 1 步和 B 的第 2、3 步跳過即可，分機、部門、值班照樣可以設定。想用自己的招呼語，請洽客服幫你開通。試用天數、能不能撥外線等規則，請看常見問題：試用。

A｜直接響鈴

1. 「總機招呼語」選「不啟用」。
2. 「響鈴方式」：
   • 「全響」：所有值班的人同時響，誰先接誰接（建議）。
   • 「輪響」：一個響完換下一個。
3. 按頁面下方的「提交」。

完成！上班時間客戶打來，值班的人會直接響。下班時間沒人值班，會進語音信箱（如果有開，見「四、選做」）；沒開語音信箱的話，客戶會聽到忙線。

B｜播招呼語，客戶可以撥分機

第 1 步：給每個人一個分機號碼

1. 點「AHOY雲端服務設定 → 分機號碼設定」，按「新增」；要改現有的分機就點紅色鉛筆。
2. 「分機號碼」：建議用 4 位數，例如 1001、1002（系統預設的分機長度就是 4 位數）。
3. 「接聽號碼」：填這位同事手機號碼，去掉開頭的 0、前面加 886。例如 0912345678 就填 886912345678。
4. 按「提交」。

同事也可以自己在 App 的「設定 → 群組分機設定 → AHOY 分機」設定分機號碼。

第 2 步：打開招呼語

1. 回到「總機語音及相關設定」，編輯你的市話號碼。
2. 「總機招呼語」選「啟用」。
3. 「分機編碼長度」要和你的分機位數一樣。分機是 4 位數就不用改；如果用 3 位數（例如 101），這裡改成 3。
4. 按「提交」。

分機編碼長度沒填對也能撥，只是客戶按完分機要多等約 3 秒才會轉接。

第 3 步：換成自己的招呼語（不換就播系統預設）

1. 在「總機語音及相關設定」編輯頁的最下方，按橘色的「總機語音設定」按鈕。

2. 進到「總機語音設定」頁後，在頁面最下方的「上傳音檔」：先在「請選擇語音類型」選情境（例如「上班時間」），再按「選擇檔案」選錄好的音檔，按「上傳」。
3. 上面每一種情境都可以選「都不播放」或「播放自訂或預設」。有上傳自己的音檔就播自己的，沒有就播系統預設的。改完按中間的「提交」。
4. 最常用的是「上班時間」和「下班時間」這兩種。

支援 mp3、wav、m4a 等常見格式，檔案上限 8MB。

完成！客戶打來會先聽到招呼語，可以直接按分機號碼；沒按任何鍵，就轉給值班的同事。

C｜播招呼語，按鍵轉部門

先把 B 的三步全部做完，再做下面兩步。

第 4 步：建立部門（系統叫「響鈴群組」）

1. 回到「總機語音及相關設定」，編輯你的市話號碼。
2. 捲到下方的「響鈴群組」區塊，在左邊小框填代碼（例如 1）、右邊框填名稱（例如「業務部」），按「新增」。
3. 每個部門做一次，例如再新增「2 - 客服部」。

按「新增」會馬上存檔並重新整理頁面，同一頁還沒按「提交」的其他修改會不見。請先把其他設定提交，再來建部門。

第 5 步：把同事分到部門

1. 點「AHOY雲端服務設定 → 值班分機(總機)設定」。
2. 編輯每位同事，在「響鈴群組」勾選他屬於哪個部門。
3. 按「提交」。

最後：把招呼語錄成「業務請按 1，客服請按 2」，再照 B 的第 3 步上傳。

常見地雷

• 部門要先建再分人：沒有先在「總機語音及相關設定」建好部門，值班分機頁的響鈴群組會顯示「查無資料」，沒有部門可以勾。
• 9 是特殊代碼：客戶按 9 或什麼都沒按，系統會轉給代碼 9 的部門。如果你沒有建立代碼 9 的部門，就是所有值班的人一起響。
• 部門的人也要在值班時間內才會響：例如業務部的人都已經過了值班時間，客戶按 1 就不會有人響。
• 不想讓客戶自己按分機號碼找人：把「限制 IVR 直接分機」選「限制」（IVR 指的就是招呼語後面的按鍵選單），客戶就只能按部門代碼。

四、選做

以下都在「總機語音及相關設定」，編輯你的市話號碼，改完按「提交」。

午休時間不接電話

「午休時間」選「啟用」，再選「午休開始時間」和「午休結束時間」（例如 12 時 0 分到 13 時 30 分）。

午休時間不會響任何人的手機，會播午休招呼語。

注意：值班時間要涵蓋午休才會生效。例如值班時間是 09:00 到 18:00 才算數；如果值班時間拆成 09:00 到 12:00、13:30 到 18:00，中間那段會被當成下班時間，播的是下班招呼語。

國定假日不接電話

• 每位值班同事的「國定假日不接聽」選「臺灣」（見「二、必做」）。
• 這一頁的「國定假日不接聽」可以一次套用到所有值班同事。這是一次性的批次設定，之後新增的值班同事要記得自己設定。

沒人接時讓客戶留言（語音信箱）

1. 「啟用語音信箱」選「啟用」，下面會多出幾個欄位。
2. 「語音信箱啟用條件」建議選「無人應答 或 忙線進入」。
3. 「等待 未接聽幾秒後」選響幾秒沒人接就進語音信箱。
4. 想收到 Email 通知：「轉寄至Email」選「啟用」，在旁邊的框填 Email；想直接在信裡聽留言，「Email 夾帶音檔」也選「啟用」。

輪流響而不是一起響

「響鈴方式」選「輪響」，會多出「輪響間隔秒數」，填每個人響幾秒再換下一位（填 0 代表 30 秒）。

五、設定地圖：想改什麼，去哪裡改

全部在左側選單「AHOY雲端服務設定」底下。

• 誰接電話、幾點接、星期幾休息、國定假日：值班分機(總機)設定 → 紅色鉛筆
• 每個人的分機號碼：分機號碼設定
• 開關招呼語、響鈴方式、分機位數：總機語音及相關設定 → 紅色鉛筆
• 上傳招呼語、哪些情境要播：總機語音及相關設定 → 紅色鉛筆 → 最下方「總機語音設定」
• 午休、語音信箱：總機語音及相關設定 → 紅色鉛筆
• 建立部門：總機語音及相關設定 → 紅色鉛筆 → 響鈴群組
• 把人分到部門：值班分機(總機)設定 → 紅色鉛筆 → 響鈴群組
• 群組邀請碼與市話號碼：AHOY雲端服務資料

六、設定完，打一通電話測試

用不是同事的手機（例如家人的手機）打公司市話，檢查：

• 上班時間打來，值班的人有響
• 下班時間打來，沒人響，聽到下班招呼語（或進語音信箱）
• （B、C）聽得到招呼語，按分機能找到人
• （C）按部門代碼，只有那個部門的人響
• 同事用 App 撥彼此的分機號碼，打得通

遇到問題

• 電話都沒響：檢查值班時間有沒有包含現在、前面的框有沒有打勾、使用狀況是不是「正常使用」、同事的 App 是否登入。
• 半夜還會響：值班時間還是預設的 00:00 到 23:59，請回到「二、必做」修改。
• 按分機沒反應：確認「總機招呼語」是「啟用」，而且那個分機號碼已經在「分機號碼設定」建立。
• App 收不到來電、接起來沒聲音：請看常見問題的「App 與問題排解」。
• 更多問題請看常見問題。

需要協助

• 常見問題：開通後常見的使用問題，大多可以在這裡找到答案
• AHOY LINE 官方帳號 1 對 1 文字客服
• 客服專線 02-77516399（用 AHOY 撥打免費）